Ngày nay các nhà nghỉ khách sạn mô hình chung đều hướng tới sự sang trọng và tiện ích cùng với đó là sự chuyên nghiệp trong phục vụ và tính chính xác trong việc quản lý. Chính vì lý do đó bộ đôi khóa thẻ từ và phần mềm quản lý khách sạn đã ra đời, ngay lập tức đã trở thành cánh tay phải đắc lực cho những người chủ, người quản lý nhà nghỉ khách sạn. Dưới đây chúng tôi sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình làm việc giữa khóa thẻ từ và phần mềm quản lý khách sạn.
Những điều cần biết trước khi tích hợp khóa thẻ từ và phần mềm quản lý khách sạn
1. Máy tính cài đặt phần mềm quản lý khách sạn hoặc phần mềm khóa của hãng.
2. Thiết bị ghi đọc thẻ kết nối với máy tính qua cổng USB
+ Dùng tạo thẻ khi có khách check in tại quầy lễ tân – Có thể dùng nhiều thiết bị tạo thẻ trong trường hợp số lượng phòng lớn
+ Dùng kiểm tra thông tin tại các điểm dịch vụ như nhà hàng, massage, gym…- Khách hàng lựa chọn.
3. Thẻ từ có in logo & thông tin khách sạn/ resort của bạn
4. Thiết bị gắn với thang máy(trường hợp chỉ cho khách dùng thẻ đi thang máy) – Khách hàng lựa chọn.
5. Khóa thẻ từ phù hợp với cửa tại khách sạn/ resort
6. Thiết bị tiết kiệm điện(Khách dùng thẻ bật hệ thống điện trong phòng) – Khách hàng lựa chọn.
7. Thiết bị lấy dữ liệu vào ra của cửa. Dùng kiểm tra thời gian đóng mở của của một phòng nào đó- Khách hàng lựa chọn
Làm thẻ từ cho khách thuê phòng thông qua phần mềm quản lý khách sạn
Ngay sau khi khách thuê phòng hoàn tất thủ tục đăng ký nhận phòng . Thì nhân viên của khách sạn sẽ lập thẻ từ cho khách. Thông qua phần mềm quản lý khách sạn làm khóa trên máy tính. Người nhân viên này sẽ phải tiến hành một số thao tác như nhập vào thời gian sử dụng thẻ, số phòng… Để đưa các thông tin này vào thẻ rồi đưa cho khách.
Theo đó, khách hàng sử dụng thẻ từ này chỉ có thể mở được khóa. Tại phòng mà nhân viên đã đăng ký. Mã của thẻ từcũng sẽ được hủy khi khách hàng làm thủ tục trả phòng đầy đủ. Nếu trong thời gian khách hàng sử dụng khóa thẻ từ mà làm mất thẻ . Thì cần thông báo với nhân viên của khách sạn để vô hiệu hóa tác dụng của thẻ.
Những tính năng mà bộ đôi khóa thẻ từ và phần mềm quản lý khách sạn mang lại
Giám sát nhân viên và khách hàng ở phòng.
Với sự tích hợp hoàn hảo giữa phần cứng và phần mềm giờ đây người dùng sẽ có được nhật ký ra vào cửa từng phòng cũng như biết rõ người nào ra vào và thời gian chính xác. Như vậy mọi hoạt động của họ đều được giữ lại trong phần mềm quản lý. Nếu có sự cố mất mát xảy ra, quản lý có thể truy cập vào lịch sử dữ liệu để tìm ra người khả nghi nhất vào thời điểm đó. Quản lý cũng có thể theo dõi nhân viên xem họ đi làm muộn hay sớm để nhắc nhở và giúp họ có ý thức trách nhiệm hơn với công việc của mình. Thực hiện việc quản lý đó bằng cách phân quyền và chia nhiều loại thẻ khác nhau:
Master Card: mở được tất cả phòng của khách sạn trong mọi trường hợp, không quy định thời gian.
Building Card: mở tất cả các phòng, có thể quy định thời gian, thường cấp cho quản lý khách sạn.
Floor Card: mở một tầng hoặc nhiều tầng, có quy định thời gian, thường cấp cho bộ phận dọn phòng.
Guest Card: thẻ khách thuê phòng, có thể quy định thời gian khách ở. Quá hạn sẽ không vào phòng được.
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số tổng đài hoặc số hotline. Chúng tôi chuyên cung cấp và lắp đặt hệ thống quản lý khách sạn đảm bảo uy tín chất lượng